Créer et envoyer des factures
À propos des factures
Avec les factures, vous pouvez demander le paiement de biens ou de services en envoyant un nombre illimité de factures, d’estimations ou de factures récurrentes au format numérique.
Avant de commencer
Les factures sont créées, envoyées et gérées à partir du Tableau de bord Square, de l’application Factures Square ou de l’application Solution PDV Square via un appareil mobile pris en charge.
Si vous utilisez un abonnement Factures Square Plus, vous avez accès à l’envoi de factures en lots, à plusieurs offres d’estimations, à la conversion automatique des estimations acceptées en factures et à la création de champs et des modèles de contenu personnalisés.
Vous pouvez seulement créer des lots de factures à partir du Tableau de bord Square.
Vous avez accès à des limites de facturation plus élevées allant jusqu’à un million de dollars. Votre client pourra effectuer des paiements partiels pour régler le solde de la facture.
Créer et envoyer une facture
Étape 1 : Détails de la facture
Tout d’abord, ajoutez les informations sur votre client, la fréquence de facturation et les options de paiement. Les factures récurrentes programmées seront envoyées automatiquement à votre client à 10 h (dans votre fuseau horaire) à la date que vous avez sélectionnée.
- Connectez-vous au Tableau de bord Square et accédez à Commandes et paiements (ou Factures et paiements ou Paiements) > Factures.
- Vous pouvez créer des factures uniques ou récurrentes ou par lot de deux façons :
- Ajoutez à la vente un nouveau client ou un client existant. Vous pouvez saisir jusqu’à neuf destinataires.
- Saisissez les détails de la facture.
- En option : Ajoutez un message au client.
- Sélectionnez la fréquence de facturation : ponctuelle ou récurrente.
- Pour Une seule fois, entrez la date d’échéance et la date de service facultative.
- Pour Récurrent, entrez le calendrier récurrent pour inclure la date de début, la date d’échéance de chaque facture, la fréquence récurrente, le nombre de répétitions ou la date de fin.
- Pour les paiements récurrents, vous pouvez également autoriser les paiements automatiques avec la carte enregistrée.
- Passez à l’Étape 2 : Articles ci-dessous.
Dans l’application Solution PDV Square avec le mode services activé ou l’application Factures Square :
- À partir de votre appareil compatible, touchez (+), puis Envoyer la facture à partir de l’écran d’accueil ou Factures dans le volet de navigation, puis (+).
- Sélectionnez un modèle existant, le cas échéant.
- Ajoutez à la vente un nouveau client ou un client existant, ainsi que les destinataires supplémentaires, le cas échéant.
- Passez à l’Étape 2 : Articles ci-dessous.
Dans l’application Solution PDV Square avec le mode standard activé :
- À partir de votre appareil compatible, touchez ≡ Plus > Factures > (+).
- Ajoutez à la vente un nouveau client ou un client existant, ainsi que les destinataires supplémentaires, le cas échéant.
- Passez à l’Étape 2 : Articles ci-dessous.
Les modèles de facture existants ne sont pas disponibles avec la Solution PDV Square. Utilisez les applications Tableau de bord Square ou Factures Square pour accéder à vos modèles personnalisés.
Étape 2 : Articles
Ajoutez des articles ou un montant personnalisé à votre facture. Pour afficher la description des articles sur vos factures, activez cette option à partir des paramètres de facturation dans votre Tableau de bord Square.
- Saisissez un montant personnalisé, sélectionnez un article existant, créez un nouvel article en tapant dans le champ de l’article ou utilisez un lecteur de code à barres connecté pour lire un article. Découvrez comment connecter un lecteur de codes à barres à un point de vente.
- Quand vous ajoutez des articles, ajoutez une note facultative si vous souhaitez que le client sache quelque chose au sujet de l’article. La note apparaîtra sur cette facture.
- Ajoutez des remises en option (par article ou par facture), des taxes (incluses dans le total), des frais d’expédition ou des frais de service.
-
Gérez les acomptes de facture et les calendriers de paiements.
- Avec l’abonnement Factures Square Gratuit ou Plus, vous pouvez demander un acompte en fonction d’un pourcentage ou d’un montant.
- Les abonnés à Factures Square Plus peuvent également diviser le solde en jalons de paiement en fonction du pourcentage ou du montant.
- Si vous n’avez pas besoin d’un calendrier de paiement ou si vous en avez déjà ajouté un, passez à l’Étape 3 : Options de paiement ci-dessous.
- Saisissez un montant personnalisé ou sélectionnez un article existant.
- Appliquez des remises, le cas échéant.
- Touchez Rendre cette facture récurrente pour sélectionner la fréquence de facturation : Une seule fois ou Récurrente.
- Pour Une seule fois, saisissez la date d’échéance, la date d’envoi et la date du service (facultatif).
- Pour Récurrent, entrez la fréquence récurrente ou la date de fin (Jamais, À une date définie ou Après le nombre de factures) ou la date du service (facultatif).
- Touchez la flèche de retour pour revenir à la facture. À partir de là, vous pouvez modifier la date d’échéance de la facture, la date de début et la date de service facultative.
- Pour les paiements récurrents, vous pouvez également activer l’option Paiements automatiques.
- Passez à l’Étape 3 : Options de paiement ci-dessous.
Étape 3 : Options de paiement
Décidez comment vos clients peuvent payer et si vous acceptez les pourboires. Les factures payées apparaîtront dans votre historique des transactions.
La programmation de paiement vous donne plus de contrôle sur la façon dont vos clients paient. Vous pouvez programmer l’acompte initial et diviser le solde restant en plusieurs paiements. Découvrez comment gérer les acomptes de facture et les calendriers des paiements.
- Sélectionnez les options de paiement correspondantes en cochant la ou les cases souhaitées :
- Carte de crédit ou de débit
- Afterpay
-
Cartes cadeaux Square
- Le cas échéant, activez l’option Pourboires ou Autoriser le client à enregistrer les cartes de paiements.
- Passez à l’Étape 4 : Communication ci-dessous.
Afterpay ne prend pas en charge les factures récurrentes ni le calendrier des paiements pour le moment.
- Dans l’onglet Mode de paiement, touchez Modes de paiement acceptés pour vérifier les options appropriées. Touchez la flèche de retour.
- Vous pouvez également + Ajouter une carte enregistrée et activer l’option Enregistrer le mode de paiement, le cas échéant.
- Passez à l’Étape 5 : Plus d’options ci-dessous.
Étape 4 : Communication
Déterminez comment vous enverrez votre facture et les rappels éventuels.
- Cette option permet de choisir les options de communication et de rappel préférées (courriel, texto ou lien de partage).
- Pour partager un lien par courriel, vous pouvez ajouter jusqu’à huit destinataires supplémentaires et définir des rappels automatiques.
- Une fois que vous avez sélectionné votre méthode de communication, passez à l’Étape 5 : Plus d’options et envoyer ci-dessous.
- Une fois que vous avez terminé les étapes de l’Étape 5 : Plus d’options et Envoyer, vous verrez une page d’aperçu dans l’application. Touchez Communication pour choisir votre mode d’envoi : partager par courriel ou manuellement.
- Pour partager un lien par courriel, vous pouvez ajouter jusqu’à huit destinataires supplémentaires et définir des rappels automatiques.
- Touchez Rappels de paiement et activez ou désactivez l’option Envoyer des rappels de paiement. Choisissez les dates de rappel, au besoin. Touchez la flèche de retour.
- À partir de là, vous pouvez Prévisualiser le PDF, toucher (•••) pour l’Enregistrer comme brouillon, ou Envoyer/Créer/Programmer la facture.
Étape 5 : Plus d’options et envoyer
Enfin, ajoutez les détails de l’expédition ou de l’entente avant d’envoyer votre facture.
Vous recevrez un courriel de notification une fois la facture réglée et les fonds seront déposés dans votre compte bancaire lié selon votre calendrier des dépôts.
-
Confirmation des biens et services : Demandez à votre client d’accepter que les biens et services soient livrés avant ou après le paiement de la facture. Une fois que le client accepte, la confirmation des biens et services apparaît sur la facture payée comme Acceptée. Cela constituera une preuve importante à utiliser dans le cas d’un litige concernant le crédit.
-
Avant le paiement de la facture : Pour exiger que les clients acceptent que les biens et services soient livrés avant que la facture soit payée, activez l’option Confirmation des biens et services lors de la création de la facture. Cliquez sur Oui ou Non après avoir lu le message suivant.
- Pour payer la facture, le client doit confirmer qu’il accepte les biens et services, et qu’il en est satisfait. Il s’agit uniquement des paiements finaux effectués après la livraison des biens et services.
-
Après le paiement de la facture : Pour exiger que les clients acceptent que les biens et services soient livrés après le paiement de la facture, accédez à la facture payée sur le tableau de bord Square et cliquez sur Plus > Envoyer la confirmation des biens et services. Suivez les étapes pour soit programmer un rappel pour envoyer la confirmation, soit envoyer la confirmation au client immédiatement. Le client recevra un courriel contenant une case à cocher.
- Une note personnalisée facultative peut être incluse avec la confirmation des biens et services.
- Cette option ne sera pas disponible si une exigence de confirmation des biens et services a déjà été incluse sur la facture.
-
Avant le paiement de la facture : Pour exiger que les clients acceptent que les biens et services soient livrés avant que la facture soit payée, activez l’option Confirmation des biens et services lors de la création de la facture. Cliquez sur Oui ou Non après avoir lu le message suivant.
-
Livraison : Activez l’option Livraison pour créer une commande à expédier.
- Vérifiez si l’option Demander l’adresse de livraison est activée pour permettre au client de fournir une adresse pour les biens ou services facturés, le cas échéant.
- Si l’option Livraison est activée, cette commande sera ajoutée à votre Gestionnaire de commandes Square quand le client aura payé la facture.
- Contrats Square : Vous pouvez ajouter un Contrat Square facultatif pour établir des contrats de service clairs avec vos clients.
-
Pièces jointes : Vous pouvez joindre jusqu’à 10 fichiers totalisant 25 Mo, le cas échéant.
- Types de fichier pris en charge : JPG, PNG, GIF, TIFF, BMP et PDF. Ne joignez pas d’informations personnelles confidentielles ni de contenu illégal. Square peut utiliser le contenu que vous téléversez pour contester les rétrofacturations en votre nom.
- Champs personnalisés : Les abonnés de Factures Square Plus peuvent ajouter un champ personnalisé pour saisir les données qui figureront sur la facture présentée au client. Saisissez l’intitulé du champ personnalisé, son texte et son emplacement sur la facture. Cliquez sur Enregistrer.
- Une fois que vous avez finalisé les détails de la facture, cliquez sur Prévisualiser, Enregistrer comme brouillon, Créer ou Programmer pour une date ultérieure.
Sous Détails, vous pouvez configurer les options suivantes :
-
Confirmation des biens et services : Activez l’option Confirmation des biens et services et touchez Oui ou Non après avoir lu le message.
- Pour payer sa facture, le client doit alors confirmer qu’il accepte les biens et services, et qu’il en est satisfait. Il s’agit uniquement des paiements finaux effectués après la livraison des biens et services.
- La confirmation apparaît sur la facture payée comme Acceptée. - Livraison : Activez l’option Créer une commande à expédier avec l’option Demander une adresse de livraison.
- Pas de titre, pas de numéro de facture personnalisé : Touchez ici pour saisir éventuellement un titre de facture, un numéro de facture personnalisé et un message destiné au client. Touchez Enregistrer.
- Ajouter une pièce jointe : Choisissez un fichier dans votre catalogue photo, prenez une nouvelle photo avec votre appareil ou joignez un fichier PDF à partir de celui-ci.
- Joindre un contrat Square : Sélectionnez un contrat existant. Vous pouvez aussi effectuer une recherche par nom de client ou par titre.
- Ajouter un champ personnalisé : Les abonnés de Factures Square Plus peuvent créer des champs personnalisés plus adaptés à leur entreprise.
Une fois que vous avez configuré les paramètres supplémentaires, touchez Continuer, puis passez à l’Étape 4 : Communication.
Gérer le bouton « Nous contacter par texto »
Les clients peuvent vous contacter directement en cliquant sur le bouton « Nous contacter par texto » lorsqu’ils consultent leurs factures, leurs estimations, leurs projets et leurs contrats. Ceci vous donne l’occasion de répondre rapidement, de clarifier les questions, d’établir des relations et d’accélérer le paiement. Vous pouvez consulter toutes les demandes et y répondre dans Messages Square.
Découvrez comment gérer le bouton « Nous contacter par texto ».
Créer des factures en masse
Avec Factures Square, vous pouvez gagner du temps et simplifier votre processus de facturation mensuelle en envoyant par courriel la même facture à plusieurs clients à la fois, au lieu de créer une nouvelle facture chaque fois.
- Connectez-vous au Tableau de bord Square et accédez à Commandes et paiements (ou Factures et paiements ou Paiements) > Factures.
- Il y a deux façons de créer une facture par lot :
- Suivez les étapes ci-dessus pour préparer une facture.
Vous pouvez créer des groupes de clients à qui vous facturez régulièrement le même service, par exemple des frais d’abonnement, et envoyez ainsi vos factures à l’ensemble du groupe en une seule fois.
Découvrez comment créer des groupes de clients et des filtres à partir du Tableau de bord Square.
Faire le suivi des stocks et des ventes
Si vous faites le suivi des stocks au moyen de Square, vos articles seront uniquement ajustés lorsque la facture entière sera payée. Le paiement de l’acompte ne modifiera pas le nombre d’articles. Découvrez comment utiliser le suivi des stocks pour les factures Square.
Avec les factures, les ventes s’enregistrent dans les rapports de vente seulement une fois l’intégralité de la facture Square payée. Les ventes sont attribuées à la date de paiement total de la facture et non à la date de paiement de l’acompte ou d’envoi de la facture.
Gérer les factures envoyées
Une fois que vous avez partagé une facture, vous pouvez rappeler aux clients de la payer, apporter des modifications si elle est impayée, accepter un paiement ou la marquer comme payé. Vous pouvez également l’annuler, la dupliquer, la partager, l’imprimer, la télécharger en format PDF ou l’archiver.
- Connectez-vous au Tableau de bord Square et accédez à Commandes et paiements (ou Factures et paiements ou Paiements) > Factures.
- À côté de la facture correspondante, cliquez sur (•••) et sélectionnez l’action appropriée.
- Vous pouvez également cliquer sur la facture pour ouvrir un volet d’aperçu rapide, puis sur Plus pour sélectionner l’action appropriée.
- Dans l’application Factures Square ou Solution PDV Square, touchez Factures dans la barre de navigation. Dans l’application Solution PDV Square, touchez ≡ Plus > Factures.
- Sélectionnez la facture à gérer, puis touchez (•••).
- Choisissez parmi les options suivantes : envoyer un rappel, dupliquer, partager, annuler, archiver ou télécharger. Vous pouvez également Modifier la facture ou Ajouter un paiement.